De monitores videoportero a teléfonos IP: Desvelamos la gestión moderna de las llamadas en la recepción

En entornos ajetreados, el personal de recepción desempeña un papel crucial en la gestión del acceso, ya que se encarga de gestionar las llamadas realizadas desde videoporteros IP.

Un videoportero IP es un dispositivo IP que se instala en las entradas y permite que las visitas que se encuentran fuera del edificio puedan comunicarse (por vídeo y/o audio) con el personal que se encuentra dentro, quien les concederá o denegará el acceso. Y lo que es más importante, controla el acceso al edificio, convirtiéndolo en una valiosa herramienta de seguridad.

La forma en que el personal de recepción de oficinas o edificios residenciales reciben las llamadas realizadas desde el videoportero IP es quizá tan importante como el propio videoportero. El personal de recepción que controla el acceso tiene a su disposición una gran variedad de dispositivos para agilizar y mejorar la gestión de las llamadas de intercomunicación, desde teléfonos IP hasta monitores videoportero provistos de hardware. ¡Exploremos más a fondo!

Teléfonos de escritorio inteligentes

Comencemos con lo que consideramos la mejor opción: teléfonos de escritorio inteligentes o teléfonos con vídeo IP como el 2N® IP Phone D7A. Estos teléfonos con pantalla se conectan directamente al videoportero IP de la entrada principal y pueden mostrar en la pantalla secuencias de vídeo del videoportero cuando se recibe una llamada.

Los teléfonos inteligentes de escritorio son excelentes porque a menudo tienen interfaces fáciles de usar, pantallas táctiles que muestran a los visitantes claramente para una mejor seguridad y teclas programables, lo que permite al personal de recepción responder a las llamadas entrantes de manera rápida y fácil. Su capacidad de integración con otros sistemas de comunicación aumenta aún más su utilidad en un entorno corporativo. Además, por supuesto, pueden utilizarse como teléfonos normales para las comunicaciones del día a día.

El 2N® IP Phone D7A ofrece todo esto, cuenta con una pantalla táctil de 7 pulgadas, está equipado con el sistema operativo Android para una fácil integración con aplicaciones de terceros como Zoom Phone y Skype, ¡y solo tarda tres minutos en configurarse! Éste y otros dispositivos similares deberían ser un elemento clave de cualquier recepción moderna.

Per avere sempre le informazioni più recenti, iscrivetevi alla nostra newsletter.

Monitor videoportero con hardware sobre soporte de escritorio

Otra opción es instalar un monitor videoportero, como el 2N® Indoor View o el 2N® Indoor Compact, en un soporte de escritorio. Los monitores videoportero suelen ser pequeños, por lo que caben sin problemas en el escritorio de la recepción, están diseñados específicamente para gestionar las llamadas de los videoporteros IP de forma fácil y fiable, y a menudo pueden incluir funciones avanzadas que mejoran significativamente la seguridad del edificio.

El 2N® Indoor View, por ejemplo, puede utilizarse para la videovigilancia siempre que sea necesario, tanto transmitiendo las imágenes desde el videoportero IP como desde hasta 16 cámaras IP. Todo ello con absoluta claridad en una duradera pantalla táctil HD de 7''.

Sin embargo, el monitor videoportero tiene una limitación, ya que no se puede utilizar para realizar llamadas de forma interna; aunque en realidad, en las oficinas modernas, los teléfonos móviles suelen utilizarse para este fin. Otro posible inconveniente es que reproducen el audio en voz alta. Esto puede no ser un problema en bien en lugares tranquilos, pero si podría serlo en entornos concurridos y ruidosos.

Mediante integraciones con Microsoft Teams, Zoom Phone y otras aplicaciones corporativas

Muchas empresas confían en plataformas de colaboración como Microsoft Teams, Zoom y otras aplicaciones corporativas.

La integración de las funciones de llamada del videoportero IP en estas plataformas agiliza los procesos de comunicación. El personal de recepción puede gestionar las llamadas del videoportero fácilmente dentro de la misma interfaz que utilizan para otras tareas, fomentando la eficacia y reduciendo la necesidad de cambiar entre distintas aplicaciones.

 Los videoporteros IP de 2N se pueden integrar fácilmente con una gran variedad de aplicaciones de terceros, ¡incluido Cisco, Zoom, Microsoft Teams (a través de CyberTwice), Webex y más!

Teléfonos IP normales más el 2N® IP Eye

Otra opción es un teléfono IP normal (es decir, un teléfono IP sin vídeo) integrado con el videoportero externo de la oficina, que cuente con un software de escritorio como el 2N® IP Eye instalado que sirve como puente entre una comunicación convencional y una moderna.

2N® IP Eye es una aplicación de escritorio gratuita que se utiliza para la gestión de llamadas de videoportero y es una opción ideal cuando los proyectos utilizan un teléfono IP que no es compatible con vídeo.

Cuando se recibe una llamada entrante desde el videoportero IP, una ventana emergente en el PC mostrará el flujo de vídeo en el 2N® IP Eye (permitiendo la verificación visual), y el teléfono IP integrado en el escritorio también sonará (permitiendo la comunicación). El personal de recepción luego otorga acceso dentro de 2N® IP Eye, y en realidad, ni siquiera necesitan responder la llamada si no es necesario.

También puede servir como una aplicación de vigilancia, mostrando simultáneamente secuencias de vídeo en directo en una interfaz, lo que proporciona una visión completa de las actividades en el exterior del edificio. Los usuarios pueden alternar entre las cámaras del videoportero IP y cámaras IP de otros fabricantes que se instalan en lugares donde no se necesita un videoportero.

Teléfonos de software o softphones

Las personas en la recepción también pueden aprovechar las soluciones basadas en software para gestionar las llamadas de los videoporteros IP. Los softphones no son dispositivos físicos, sino software que proporciona una interfaz "telefónica" en el dispositivo elegido, ya sea móvil o de escritorio.

Las personas en la recepción pueden utilizarlos para responder a las llamadas, ya que el software puede integrarse con un videoportero IP. Sin embargo, como el software es solo eso, un software (y no un dispositivo de hardware diseñado para responder llamadas), es necesario usar auriculares y/o micrófono para permitir la capacidad de audio. Además, puede ser necesario impartir formación a los usuarios del softphone que no sería necesitaría en el caso de utilizar un dispositivo tan sencillo e intuitivo como un monitor videoportero o un teléfono IP.

No obstante, si prefiere los teléfonos Softphone, ¡Los videoporteros IP 2N pueden integrarse con una gran variedad de ellos!

El personal de recepción de hoy en día tienen a su disposición una gran cantidad de dispositivos para gestionar eficazmente las llamadas de los videoporteros. Tanto si optan por teléfonos de escritorio inteligentes, teléfonos normales con soluciones de software adicionales, aplicaciones corporativas integradas o monitores videoporteros físicos, la clave está en elegir una solución que se ajuste a las necesidades específicas de la empresa y/o el edificio. Utilizando el dispositivo adecuado, el personal de recepción puede mejorar la comunicación y la eficacia operativa general en el lugar de trabajo.