Von Innensprechstellen zu IP-Telefonen – Erkundung des modernen Empfangsrufmanagements

In schnelllebigen Umgebungen spielen Rezeptionisten eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung des Zugangs, da sie für die Verwaltung der IP-Türsprechanlage zuständig sind.

Eine IP-Türsprechanlage ist ein IP-Gerät, das an den Eingängen installiert wird und es Gästen außerhalb des Gebäudes ermöglicht, (über Video und/oder Audio) mit dem Personal im Gebäude zu kommunizieren, das ihnen dann den Zugang gewährt oder verweigert. Entscheidend ist, dass es den Zugang zum Gebäude kontrolliert und damit ein wichtiges Instrument für die Sicherheit vor Ort ist.

Wie Rezeptionisten in Büros oder Wohngebäuden Anrufe von der IP-Türsprechanlage entgegennehmen, ist vielleicht genauso wichtig wie die Türsprechanlage selbst. Rezeptionisten, die den Zutritt kontrollieren, stehen verschiedene Geräte zur Verfügung, um die Verwaltung von Türsprechanlagen zu rationalisieren und zu verbessern, von IP-Telefonen bis hin zu echten Innensprechstellen mit Hardware. Lassen Sie uns diese erforschen!

Intelligente Tischtelefone

Beginnen wir mit dem, was wir für die beste Option halten: intelligente Tischtelefone oder IP-Videotelefone wie das 2N® IP Phone D7A. Bei diesen Geräten handelt es sich um Telefone mit Bildschirm, die direkt an die IP-Türsprechanlage am Haupteingang angeschlossen sind und bei eingehenden Anrufen Videosprechanlagenbilder auf dem Bildschirm anzeigen können.

Intelligente Tischtelefone sind großartig, weil sie oft über eine benutzerfreundliche Oberfläche, Touchscreens, die Besucher klar und deutlich anzeigen und programmierbare Tasten verfügen, sodass Rezeptionisten schnell und einfach auf eingehende Anrufe reagieren können. Die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Kommunikationssystemen erhöhen ihren Nutzen in Unternehmen noch weiter. Außerdem können Sie es natürlich auch als normales Telefon für die tägliche Kommunikation verwenden.

Das 2N® Phone D7A bietet all das, verfügt über einen 7-Zoll-Touchscreen, ist mit Android OS für die einfache Integration von Drittanbieter-Apps wie Zoom Phone und Skype ausgestattet und lässt sich in nur drei Minuten einrichten! Dieses und ähnliche Geräte sollten ein wichtiger Bestandteil jedes modernen Empfangs sein.

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Innensprechstelle mit Hardware auf einem Schreibtischständer

Eine andere Möglichkeit ist die Installation einer Innensprechstelle, wie beispielsweise der 2N® Indoor View oder der 2N® Indoor Compact, auf einem Schreibtischständer. Innensprechstellen sind in der Regel klein, sodass sie bequem auf dem Schreibtisch eines Rezeptionisten Platz finden. Sie sind speziell für die einfache und zuverlässige Abwicklung von IP-Türsprechanlagen konzipiert und können oft mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet werden, die die Sicherheit des Gebäudes erheblich verbessern.

Die 2N® Indoor View kann zum Beispiel jederzeit für die Videoüberwachung eingesetzt werden – sowohl durch Streaming der Daten von der IP-Türsprechanlage als auch von bis zu 16 IP-Kameras. All dies geschieht in absoluter Klarheit auf einem robusten 7-Zoll-HD-Touchscreen.

Eine Einschränkung bei der Verwendung einer Innensprechstelle ist die Tatsache, dass sie nicht für interne Anrufe genutzt werden kann – aber in modernen Büros werden Mobiltelefone ohnehin häufig für diesen Zweck verwendet. Ein weiteres Problem kann sein, dass sie den Ton laut wiedergeben. Das ist zwar an ruhigen Orten in Ordnung, kann sich aber in belebten, lauten Umgebungen als schwierig erweisen.

Über Integrationen mit Microsoft Teams, Zoom Phone und anderen Unternehmensanwendungen

Viele Unternehmen verlassen sich auf Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams, Zoom und andere Unternehmensanwendungen.

Die Integration der Funktionalitäten von IP-Türsprechanlagen in diese Plattformen rationalisiert die Kommunikationsprozesse. Rezeptionisten können Türsprechanlagen nahtlos über dieselbe Oberfläche verwalten, die sie auch für andere Aufgaben verwenden. Das steigert die Effizienz und reduziert die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln.

2N-IP-Türsprechanlagen lassen sich problemlos in eine Vielzahl von Drittanbieteranwendungen integrieren – darunter Cisco, Zoom, Microsoft Teams (über CyberTwice), Webex und mehr!

Reguläre IP-Telefone und die 2N® IP Eye

Eine weitere Option ist ein reguläres IP-Telefon (d. h. ein IP-Telefon ohne Videofunktion), das in die externe Bürosprechanlage integriert ist. Zusammen mit einer Software wie der 2N® IP Eye, die auf einem Desktop installiert ist, bietet es eine Brücke zwischen konventioneller und moderner Kommunikation.

2N® IP Eye ist eine kostenlose Desktop-Anwendung für die Verwaltung von Videosprechanlagen und eignet sich ideal für Projekte, bei denen ein nicht videofähiges IP-Telefon verwendet wird.

Wenn ein Anruf über die IP-Türsprechanlage eingeht, zeigt ein Pop-up-Fenster auf dem PC den Video-Feed in 2N® IP Eye an (für eine visuelle Überprüfung), und das integrierte IP-Telefon auf dem Schreibtisch klingelt ebenfalls (für die Kommunikation). Der Rezeptionist gewährt dann den Zugang innerhalb von 2N® IP Eye – und eigentlich braucht er den Anruf nicht einmal anzunehmen, wenn das nicht nötig ist.

Sie kann auch als Überwachungsanwendung dienen, die Live-Videobilder gleichzeitig in einer Oberfläche anzeigt und so einen umfassenden Überblick über Aktivitäten außerhalb des Gebäudes bietet. Benutzer können zwischen IP-Türsprechanlagen und IP-Kameras von Drittherstellern wechseln, die an Orten installiert werden, an denen eine Türsprechanlage nicht benötigt wird.

Software-Telefone oder Softphones

Rezeptionisten können auch softwarebasierte Lösungen nutzen, um IP-Türsprechanlagen zu bedienen. Bei Softphones handelt es sich nicht um physische Geräte, sondern um Software, die eine „Telefon“-Schnittstelle auf dem gewählten Gerät bereitstellt – egal ob es sich um ein Mobiltelefon oder einen Desktop handelt.

Rezeptionisten können damit Anrufe entgegennehmen, da die Software mit einer IP-Türsprechanlage integriert werden kann. Da es sich bei der Software jedoch nur um eine Software handelt (und nicht um ein Hardware-Gerät, das für die Entgegennahme von Anrufen konzipiert ist), müssen Sie ein Headset und/oder Mikrofon verwenden, um die Audiofunktionalität zu gewährleisten. Darüber hinaus können Softphones eine zusätzliche Schulung der Benutzer erfordern – was bei einem so benutzerfreundlichen Gerät wie einer Innensprechstelle oder einem IP-Telefon nicht der Fall ist.

Sollten Sie sich jedoch für Softphones entscheiden, können 2N-IP-Türsprechanlagen mit einer ganzen Reihe von Softphones integriert werden!

Rezeptionisten stehen heute eine Fülle von Geräten zur Verfügung, um Türsprechanlagen effizient zu verwalten. Ganz gleich, ob Sie sich für intelligente Tischtelefone, normale Telefone mit zusätzlichen Softwarelösungen, integrierte Unternehmensanwendungen oder physische Innensprechstellen entscheiden, entscheidend ist, dass Sie eine Lösung wählen, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und/oder des Gebäudes abgestimmt ist. Durch den Einsatz des richtigen Geräts können Rezeptionisten die Kommunikation und die allgemeine betriebliche Effizienz am Arbeitsplatz verbessern.