Od odpovídacích jednotek k IP telefonům: výběr nejlepšího zařízení na recepci

Recepční hrají klíčovou roli při správě přístupu tím, že jsou to právě oni, kdo nejčastěji přijímá hovory z IP interkomů.

IP interkom je IP zařízení umístěné u vchodů a umožňuje návštěvám zvenčí budovy komunikovat (prostřednictvím audia a někdy i videa) s personálem uvnitř budovy, který jim následně umožní nebo zamezí přístup. Je tedy důležitým nástrojem zabezpečení objektu.

Způsob, jakým pracovníci recepce v kancelářských nebo rezidenčních budovách přijímají hovory z IP interkomu, je možná stejně důležitý jako interkom samotný. Recepční, kteří spravují přístup, mají k dispozici různá zařízení pro zefektivnění a zlepšení správy hovorů z interkomů, od klasických IP telefonů až po odpovídací jednotky. Pojďme se na ně společně podívat.

Chytré stolní telefony

Nejdříve začneme tím, co považujeme za nejlepší variantu. Chytré stolní telefony nebo IP telefony, jako je například 2N® IP Phone D7A. Jedná se o zařízení s obrazovkou, které je přímo připojeno k IP interkomu u hlavního vchodu a při příchozím hovoru mohou na obrazovce zobrazovat video z interkomu.

Chytré stolní telefony často disponují uživatelsky přívětivým rozhraním, dotykovými obrazovkami, které zřetelně zobrazují návštěvníky, a programovatelnými klávesami, což pracovníkům recepce umožňuje rychle a snadno reagovat na příchozí hovory. Jejich užitečnost ve firemním prostředí dále zvyšují možnosti integrace s dalšími komunikačními systémy. Navíc je samozřejmě můžete používat jako běžný telefon pro každodenní komunikaci.

2N® IP Phone D7A tohle všechno nabízí a může se také pochlubit 7" dotykovou obrazovkou, je vybaven operačním systémem Android pro snadnou integraci s aplikacemi třetích stran, jako jsou Zoom Phone a Skype, a nastavit jej trvá pouhé tři minuty. Toto a jemu podobná zařízení by měla být klíčovou součástí každé moderní recepce.

Mějte stále nejnovější informace. Přihlaste se k odběru našeho newsletteru.

Hardwarová odpovídací jednotka na stojánku

Další možností je instalace odpovídací jednotky, například 2N® Indoor View nebo 2N® Indoor Compact, na stojánek. Odpovídací jednotky jsou obvykle malé, takže se poměrně pohodlně vejdou na stůl pracovníka recepce. Jsou speciálně navrženy pro snadné a spolehlivé vyřizování hovorů z IP interkomu a často mohou být vybaveny nadstandardními funkcemi, které významně zvyšují zabezpečení budovy.

Například 2N® Indoor View lze v případě potřeby využít pro monitorování okolí. A to jak prostřednictvím streamovaného přenosu z IP interkomu, tak i z IP kamer, kterých může být připojených až 16. To všechno s naprostou přehledností na odolné 7" dotykové obrazovce s HD rozlišením.

Určitým omezením při používání dveřního telefonu je skutečnost, že jej nelze použít k interním hovorům. V moderních kancelářích se však k tomuto účelu stejně běžně používají mobilní telefony. Dalším problémem může být, že audio přehrávají nahlas. To sice nevadí na klidných místech, ale v rušném a hlučném prostředí to může dělat potíže.

Integrace s Microsoft Teams, Zoom Phone a dalšími firemními aplikacemi

Řada firem se spoléhá na platformy, jako jsou Microsoft Teams, Zoom, Webex a další aplikace.

Integrace hovorů z IP interkomu do těchto platforem zefektivňuje komunikační procesy. Pracovníci recepce mohou bezproblémově spravovat interkomové hovory v rámci stejného rozhraní, které používají pro další úkoly, což podporuje efektivitu a snižuje potřebu přepínání mezi různými aplikacemi.

IP interkomy společnosti 2N můžete snadno integrovat s širokou škálou aplikací třetích stran - včetně Zoom, Microsoft Teams (prostřednictvím CyberTwice), Webex a dalších!

Standardní IP telefony a 2N® IP Eye

Další možnost představuje propojení běžného IP telefonu (tj. IP telefonu bez možnosti přenosu videa) s dveřním interkomem. K tomu můžete přidat software, jako je 2N® IP Eye, nainstalovaný na stolním počítači, slouží jako přemostění mezi běžnou a moderní komunikací.

2N® IP Eye je bezplatná aplikace pro počítače, která slouží k přijímání hovorů z interkomu a ideálně se hodí pro případy, kdy se v rámci projektů používá IP telefon, který neumožňuje přenos videa.

Při příchozím hovoru z IP interkomu se ve vyskakovacím okně na počítači zobrazí videopřenos v aplikaci 2N® IP Eye (což umožňuje provést vizuální verifikaci) a zároveň začne zvonit integrovaný IP telefon na stole (čímž je umožněna komunikace). Pracovník recepce pak v aplikaci 2N® IP Eye udělí přístup - a pokud to není zapotřebí, nemusí ani hovor přijmout.

Tato aplikace může sloužit také k monitorování a současně zobrazovat živé videopřenosy v jednom rozhraní. Poskytuje tak komplexní přehled o tom, co se děje mimo budovu. Uživatelé mohou přepínat mezi kamerami IP interkomu a IP kamerami od jiných výrobců, které jsou nainstalovány v místech, ve kterých není třeba mít interkom.

Softwarové telefony (tzv. softphony)

Pracovníci recepce mohou také využívat softwarová řešení. Softphony nepředstavují fyzická zařízení, ale spíše software, který poskytuje "telefonní" rozhraní na příslušném zařízení – ať už jde o mobilní telefon, nebo stolní počítač.

Pracovníci recepce je mohou používat k vyřizování hovorů, protože software lze integrovat s IP interkomem. Vzhledem k tomu, že se však jedná pouze o software (a nikoli o hardwarové zařízení určené k přijímání hovorů), budou muset používat sluchátka a/nebo mikrofon, aby bylo možné využívat audio. Softphony navíc mohou vyžadovat další zaškolení uživatelů, které by nemuseli absolvovat pro ovládání něčeho tak uživatelsky přívětivého, jako je odpovídací jednotka nebo IP telefon.

Pokud by však pro vás softphony byly tou správnou volbou, IP interkomy společnosti 2N můžete integrovat s mnoha různými z nich.

Pracovníci recepce dnes mají k dispozici obrovské množství zařízení, která jim umožňují efektivně vyřizovat interkomové hovory. Ať už se rozhodnou pro chytré stolní telefony, běžné telefony s doplňkovými softwarovými řešeními, integraci firemních aplikací nebo odpovídací jednotky, je důležité, aby si vybrali řešení, které odpovídá konkrétním nárokům dané společnosti a/nebo objektu. Využíváním správného zařízení mohou pracovníci recepce zlepšit komunikaci a celkovou efektivitu provozu na pracovišti.