Vážení,

jsme si je vědomi toho, že ochrana Vašich osobních údajů poskytnutých v souvislosti s Vaším oznámením o možných protiprávních jednáních je pro Vás velice důležitá. V těchto zásadách proto podrobně popisujeme, jakým způsobem Vaše osobní údaje v rámci vnitřního oznamovacího systému, který jsme v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění („zákon“), zavedli, zpracováváme.

Základní informace o tom, jak můžete Vy, naši zaměstnanci, praktikanti, stážisti, spolupracující OSVČ, členové orgánů naší společnosti, zaměstnanci obchodních partnerů naší společnosti a další osoby uvedené v ustanovení § 2 odst. 3 zákona, podat oznámení, jaké oznámení je chráněno zákonem, nebo jak probíhá vyřizování oznámení, se dozvíte v Informaci pro oznamovatele možného protiprávního jednání dostupné na /cs_CZ/whistleblowing/informace-pro-oznamovatele-mozneho-protipravniho-jednani a na intranetu společnosti. Další informace pro zaměstnance obsahuje také příslušná vnitřní směrnice.

Osobními údaji se rozumí informace týkající se určité fyzické osoby, kterou lze na základě této informace, případně ve spojení s dalšími informacemi, identifikovat. 

OBSAH

- Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

- Jaké Vaše osobní údaje a za jakým účelem zpracováváme?

- Z jakých zdrojů získáváme Vaše osobní údaje?

- Příjemci osobních údajů

- Předáváme osobní údaje do zemí mimo EHP?

- Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?

- Jak dlouho budeme Vaše osobní údaje uchovávat?

- Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování osobních údajů?

- Dotazy a kontakty

- Změny těchto zásad

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem údajů je společnost 2N TELEKOMUNIKACE a.s., IČO: 26183960, se sídlem Praha 4, Modřanská 621/72, PSČ 14301, sp. zn. B 6613 vedená u Městského soudu v Praze („Společnost“).

Společnost určuje, jakým způsobem a za jakým účelem se Vaše osobní údaje budou zpracovávat.

Společnost určila k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení příslušnou osobu. Kontaktní údaje příslušné osoby naleznete v kapitole „Dotazy a kontakty“ níže.

Jaké Vaše osobní údaje a za jakým účelem zpracováváme? 

Osobní údaje, které v souvislosti s oznámeními, které prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému podáte, shromažďujeme, a právní základ a účel jejich zpracování jsou podrobně popsány níže.

Z jakých zdrojů získáváme Vaše osobní údaje?

Osobní údajů získáváme především od oznamovatele a dalších osob zúčastněných na vyřizování oznámení nebo ze systémů či evidencí vedených Společností. Taktéž je můžeme v rámci prověřování daného oznámení získat z veřejně přístupných zdrojů, od jiných osob či orgánů veřejné moci. 

Příjemci osobních údajů

Příjemcem osobních údajů oznamovatele a dalších v rámci oznámení/prošetřování oznámení identifikovaných osob je příslušná osoba, která přijímá, eviduje, posuzuje a prošetřuje jednotlivá oznámení. 

Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny orgánům činným v trestním řízení či jiným orgánům veřejné moci za podmínek stanovených zákonem.

Informace o totožnosti oznamovatele a dalších chráněných osobách je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

Předáváme osobní údaje do zemí mimo EHP?

Společnost nepředává Vaše osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.

Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?

Společnost za účelem zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti Vašich osobních údajů používá moderní zabezpečovací systémy. Konkrétně jsme přijali vhodná bezpečnostní technická a organizační opatření proti nezákonnému nebo neoprávněnému zpracování osobních údajů a proti náhodné ztrátě či poškození osobních údajů. Konkrétní technická a organizační opatření jsou uvedena v Příloze č. 1 těchto zásad.

Přístup k Vašim osobním údajům je umožněn pouze příslušné osobě, která přijímá, eviduje, posuzuje a prošetřuje jednotlivá oznámení.

Jak dlouho budeme Vaše osobní údaje uchovávat?

Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu, po kterou je budeme potřebovat ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny (viz výše), pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. při soudním sporu nebo pro účely kontroly) a ke splnění našich zákonných archivačních povinností.

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování osobních údajů?

Za stanovených podmínek můžete uplatnit veškerá níže uvedená práva, které Vám přiznávají právní předpisy upravující ochranu osobních údajů, a to zejména obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR):

• právo na jasné, transparentní a srozumitelné informace o tom, jak jsou používány Vaše osobní údaje a jaká jsou Vaše práva;
• právo na přístup k osobním údajům a poskytnutí dalších informací o zpracování Vašich osobních údajů;
• právo na opravu nesprávných a neúplných osobních údajů;
• právo získat Vaše osobní údaje a přenést je k jinému správci;
• právo podat námitky proti zpracovávání Vašich osobních údajů;
• právo na omezení zpracování osobních údajů;
• právo na vymazání osobních údajů;
• právo odvolat poskytnutý souhlas se zpracováním;  
• právo podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz). 

Pokud máte jakékoli dotazy nebo žádosti týkající se Vašich práv, kontaktujte nás prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v kapitole „Dotazy a kontakty“ níže.

Dotazy a kontakty

Pokud budete chtít využít jakékoliv své právo v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů nebo máte jiný dotaz či stížnost ohledně jejich zpracování, kontaktujte nás, prosím, osobně, poštou, telefonicky nebo e-mailem na níže uvedených kontaktech. V případě, že využijete možnosti kontaktovat nás poštou, využijte zalepenou obálku s onačením „NEOTVÍRAT – OZNAMOVATEL“.

Příslušná osoba: Jana Krajcarová, Chief HR Officer (CHRO)

E-mail: whistleblower@2n.com

tel.: +420 225 271 987

Adresa: Modřanská 621/72, 143 01  Praha 4, Česká republika

Změny těchto zásad 

Je možné, že se tyto zásady Společnost rozhodne změnit nebo aktualizovat. Aktuální znění budete mít vždy k dispozici na webových stránkách Společnosti /cs_CZ/whistleblowing/zasady-zpracovani-osobnich-udaju-informace-pro-oznamovatele a na intranetu společnosti. Pro zaměstnance bude aktuální znění těchto zásad k dispozici též v rámci interní dokumentace Společnosti.

Příloha č. 1: Technická a organizační opatření

Přístup k osobním údajům získaným prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému má výlučně příslušná osoba, která splňuje zákonné podmínky pro výkon této funkce a která byla řádně poučena o svých právech a povinnostech vyplývajících ze zákona o ochraně oznamovatelů a příslušné vnitřní směrnice společnosti. Pouze tato osoba má přístup k prostředkům, jejichž prostřednictvím lze oznámení podat (telefon, e-mail), a dalším nástrojům, které pro zpracování podaných oznámení využívá. 

Telefonická oznámení příslušná osoba přijímá na zvláštní telefonické lince (mobilním telefonu), který je chráněn standardními zabezpečovacími nástroji (přihlášení uživatele jedinečným účtem a přístupovým kódem, popř. dalšími alternativami pro odemčení telefonu).

Hovory jsou zaznamenávány (se souhlasem oznamovatele) prostřednictvím vhodné mobilní aplikace. Nahrávka hovoru je ukládána do telefonu pod vlastním účtem příslušné osoby, která má možnost následného přenesení (zkopírování) této nahrávky na svůj osobní počítač.

Přístup do e-mailové schránky pro přijímání a vyřizování oznámení má pouze příslušná osoba; přístup je chráněn přístupovým jménem (login) a vlastním heslem.

Záznamy o podaných oznámeních a další související dokumenty v listinné podobě jsou umístěny u příslušné osoby ve zvláštním šanonu pod uzamčením; přístup k těmto dokumentům má pouze příslušná osoba.

Příslušná osoba je povinna dodržovat další vnitřní předpisy společnosti vydané k zajištění bezpečnosti informací (ISO 27001).