De estações internas a telefones IP – Explorando o gerenciamento moderno de chamadas de recepção

Em ambientes de ritmo acelerado, os recepcionistas desempenham um papel crucial no gerenciamento de acesso , sendo responsáveis pelo gerenciamento de chamadas de interfone IP.

Um interfone IP é um dispositivo IP instalado nas entradas e permite que os hóspedes fora do edifício se comuniquem (por vídeo e/ou áudio) com o pessoal interno, que então concederá ou negará o acesso. Fundamentalmente, ele controla o acesso ao edifício, tornando-se uma ferramenta importante para a segurança do local.

A maneira como os recepcionistas em escritórios ou prédios residenciais recebem chamadas do interfone IP talvez seja tão importante quanto o próprio interfone. Os recepcionistas que controlam o acesso têm diversos dispositivos à disposição para agilizar e aprimorar o gerenciamento de chamadas de interfone, desde telefones IP até estações internas de hardware reais. Vamos explorá-los!

Telefones de mesa inteligentes

Vamos começar com o que consideramos a melhor opção: telefones de mesa inteligentes ou telefones com vídeo IP, como o 2N IP Phone D7A. Esses dispositivos são telefones com telas que são conectadas diretamente ao interfone IP na entrada principal e podem exibir imagens de vídeo do interfone na tela quando uma chamada é recebida.

Os telefones de mesa inteligentes são ótimos porque geralmente têm interfaces fáceis de usar, telas sensíveis ao toque que exibem os visitantes claramente para maior segurançae teclas programáveis, permitindo que os recepcionistas respondam às chamadas recebidas de forma rápida e fácil. Os recursos de integração com outros sistemas de comunicação aumentam ainda mais sua utilidade em um ambiente corporativo. Além disso, é claro, eles podem ser usados como um telefone comum para comunicações do dia a dia.

O 2N IP Phone D7A oferece tudo isso, possui uma tela sensível ao toque de 7'', é equipado com sistema operacional Android para fácil integração com aplicativos de terceiros, como Zoom Phone e Skype, e leva apenas três minutos para configurar! Este e outros dispositivos semelhantes devem ser uma parte essencial de qualquer recepção moderna.

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Estação interna de hardware em um suporte de mesa

Outra opção é instalar uma estação interna, como a 2N Indoor View ou a 2N Indoor Compact, em um suporte de mesa. As estações internas geralmente são pequenas, o que significa que podem caber na mesa de uma recepcionista com bastante conforto, são projetadas especificamente para lidar com chamadas de interfone IP com facilidade e confiabilidade e, muitas vezes, podem vir com recursos suplementares que aumentam significativamente a segurança do edifício .

O 2N Indoor View, por exemplo, pode ser usado para vigilância por vídeo sempre que necessário – tanto transmitindo o feed do interfone de vídeo IP, quanto de até 16 câmeras IP. Tudo isso com absoluta clareza em uma tela sensível ao toque HD de 7'' durável.

Uma limitação do uso de uma estação interna é o fato de que ela não pode ser usada para ligar para ninguém internamente – no entanto, em escritórios modernos, os telefones celulares são comumente usados para essa finalidade de qualquer maneira. Outro problema pode ser que eles reproduzem áudio em alto volume, o que, embora seja bom em lugares silenciosos, pode ser difícil em ambientes movimentados e barulhentos.

Por meio de integrações com Microsoft Teams, Zoom Phone e outros aplicativos corporativos

Muitas empresas dependem de plataformas de colaboração como Microsoft Teams, Zoom e outros aplicativos corporativos.

A integração de funcionalidades de chamadas de intercomunicação IP nessas plataformas agiliza os processos de comunicação. Os recepcionistas podem gerenciar chamadas de interfone perfeitamente na mesma interface que usam para outras tarefas, promovendo eficiência e reduzindo a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.

Os intercomunicadores IP 2N podem ser facilmente integradosa uma ampla gama de aplicativos de terceiros , incluindo Cisco, Zoom, Microsoft Teams (via CyberTwice), Webex e muito mais!

Telefones IP regulares mais o 2N IP Eye

Outra opção é um telefone IP comum (ou seja, um telefone IP sem capacidade de vídeo) integrado ao interfone externo do escritório, com a adição de um software como o 2N IP Eye instalado em um desktop, que oferece uma ponte entre a comunicação convencional e a moderna.

2N IP Eye é um aplicativo de desktop gratuito usado para gerenciamento de chamadas de interfone com vídeo e é ideal para quando os projetos usam um telefone IP que não suporta vídeo.

Quando uma chamada é recebida do intercomunicador IP, uma janela pop-up no PC exibirá o feed de vídeo no 2N IP Eye (permitindo a verificação visual), e o telefone IP integrado na mesa também tocará (permitindo a comunicação). A recepcionista então concede acesso dentro do 2N IP Eye – e, na verdade, ela nem precisa atender a chamada se não for necessário.

Ele também pode servir como um aplicativo de vigilância, exibindo feeds de vídeo ao vivo simultaneamente em uma interface, fornecendo uma visão abrangente das atividades fora do edifício. Os usuários podem alternar entre câmeras de intercomunicação IP e câmeras IP de outros fabricantes instaladas em locais onde um intercomunicador não é necessário.

Telefones de software ou softphones

Os recepcionistas também podem aproveitar soluções baseadas em software para lidar com chamadas de interfone IP. Softphones não são dispositivos físicos, mas sim softwares que fornecem uma interface de "telefone" no dispositivo escolhido, seja ele móvel ou desktop.

Os recepcionistas podem usá-los para atender chamadas, pois o software pode ser integrado a um interfone IP. No entanto, como o software é apenas um software (e não um dispositivo de hardware projetado para atender chamadas), eles precisarão usar um fone de ouvido e/ou microfone para permitir a capacidade de áudio. Além disso, os softphones podem exigir treinamento adicional do usuário — o que não seria necessário para navegar em algo tão fácil de usar como uma estação interna ou um telefone IP.

No entanto, se os softphones forem a sua escolha, os intercomunicadores IP 2N podem ser integrados a uma boa variedadedeles!

Hoje em dia, os recepcionistas têm uma infinidade de dispositivos à disposição para gerenciar chamadas de interfone com eficiência. Quer optem por telefones de mesa inteligentes, telefones comuns com soluções de software adicionais, aplicativos corporativos integrados ou estações internas físicas, o segredo é escolher uma solução que esteja alinhada às necessidades específicas da empresa e/ou edifício. Ao utilizar o dispositivo certo, os recepcionistas podem melhorar a comunicação e a eficiência operacional geral no local de trabalho.