Van binnenstations tot IP-telefoons – ontdek het moderne beheer van receptiegesprekken

In snelle omgevingen, Receptionisten spelen een cruciale rol bij het beheren van de toegang door verantwoordelijk te zijn voor het beheer van IP-intercomoproepen.

Een IP-intercom is een IP-apparaat geïnstalleerd bij ingangen en stelt gasten buiten het gebouw in staat om (via video en/of audio) te communiceren met het personeel binnen, dat hen vervolgens de toegang zal verlenen of weigeren. Cruciaal is dat het de toegang tot het gebouw controleert, waardoor het een belangrijk hulpmiddel is voor de beveiliging van de site.

Hoe receptionisten in kantoren of woongebouwen oproepen van de IP-intercom ontvangen, is misschien wel net zo belangrijk als de intercom zelf. Receptionisten die de toegang beheren, hebben diverse apparaten tot hun beschikking om het beheer van intercomgesprekken te stroomlijnen en te verbeteren, van IP-telefoons tot echte hardware-binnenstations. Laten we ze verkennen!

Slimme bureautelefoons

Laten we beginnen met wat wij als de beste optie beschouwen: slimme bureautelefoons of IP-videotelefoons zoals de 2N IP Telefoon D7A. Deze apparaten zijn telefoons met schermen die rechtstreeks zijn aangesloten op de IP-intercom bij de vooringang en video-intercombeelden op het scherm kunnen weergeven wanneer er een oproep binnenkomt.

Slimme bureautelefoons zijn geweldig omdat ze vaak Gebruiksvriendelijke interfaces, touchscreens die Toon bezoekers duidelijk voor een betere veiligheiden Programmeerbare toetsen, waardoor receptionisten Reageer snel op inkomende oproepen en gemakkelijk. Integratie mogelijkheden met andere communicatiesystemen hun bruikbaarheid in een zakelijke omgeving verder te vergroten. Bovendien kunnen ze natuurlijk worden gebruikt als een gewone telefoon voor dagelijkse communicatie.

De 2N IP-telefoon D7A biedt dit allemaal, beschikt over een 7'' inch touchscreenis uitgerust met Android OS voor eenvoudige integratie met apps van derden, zoals Zoom Phone en Skype, en het duurt slechts drie minuten om in te stellen! Dit, en soortgelijke apparaten, zou een belangrijk onderdeel moeten zijn van elke moderne receptie.

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

Hardware binnenstation op een bureaustandaard

Een andere optie is om een binnenstation te installeren, zoals de 2N Indoor View of 2N Compact voor binnen, op een bureaustandaard. Binnenstations zijn meestal klein, wat betekent dat ze vrij comfortabel op het bureau van een receptioniste passen, zijn speciaal ontworpen voor het afhandelen van IP-intercomoproepen met gemak en betrouwbaarheid, en kan vaak worden geleverd met Aanvullende functies die de beveiliging van het gebouw verbeteren significant.

De 2N Uitzicht op binnen, kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor Videobewaking wanneer dat nodig is – zowel door de feed te streamen vanaf de IP-video-intercom, evenals van maximaal 16 IP-camera's. Dit alles met absolute helderheid op een duurzaam 7'' HD-touchscreen.

Een beperking van het gebruik van een Binnenstation is het feit dat het niet kan worden gebruikt om iemand intern te bellen - maar in moderne kantoren worden mobiele telefoons toch vaak voor dit doel gebruikt. Een ander probleem kan zijn dat ze audio hardop afspelen - wat, hoewel prima op rustige plaatsen, moeilijk kan zijn in drukke, luide omgevingen.

Via integraties met Microsoft Teams, Zoom Phone en andere zakelijke apps

Veel bedrijven vertrouwen op samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams, Zoom en andere bedrijfsapplicaties.

De integratie van IP-intercomoproepfunctionaliteiten in deze platforms stroomlijnt de communicatieprocessen. Receptionisten kunnen Beheer intercomgesprekken naadloos binnen dezelfde interface die ze voor andere taken gebruiken, het bevorderen van de efficiëntie en het verminderen van de noodzaak om tussen verschillende toepassingen te schakelen.

2N IP-intercoms kunnen worden eenvoudig te integrerenmet een Breed scala aan applicaties van derden - inclusief Cisco, Zoom, Microsoft Teams (via CyberTwice), Webex en meer!

Gewone IP-telefoons plus de 2N IP Eye

Een andere optie is een gewone IP-telefoon (d.w.z. een IP-telefoon zonder videomogelijkheid) die is geïntegreerd met de externe kantoorintercom, met de toevoeging van software zoals de 2N IP Eye geïnstalleerd op een desktop Biedt een brug tussen conventionele en moderne communicatie.

2N IP-oog is een gratis desktop-app die wordt gebruikt voor het beheer van video-intercomgesprekken en is ideaal voor wanneer projecten een IP-telefoon gebruiken die niet geschikt is voor video.

Wanneer een inkomende oproep wordt ontvangen van de IP-intercom, wordt een pop-upvenster op de pc geeft de videofeed weer in 2N IP Eye (waardoor visuele verificatie mogelijk is) en de geïntegreerde IP-telefoon op het bureau gaat ook over (waardoor communicatie mogelijk is). De receptioniste verleent dan toegang binnen 2N
IP Eye – en eigenlijk hoeven ze de oproep niet eens te beantwoorden als dat niet nodig is.

Het kan ook dienen als een Surveillance applicatie, waarbij live videofeeds tegelijkertijd in één interface worden weergegeven - een uitgebreid overzicht van de activiteiten buiten het gebouw. Gebruikers kunnen schakelen tussen IP-intercomcamera's en IP-camera's van derden die zijn geïnstalleerd op plaatsen waar een intercom niet nodig is.

Softwaretelefoons of softphones

Receptionisten kunnen ook gebruikmaken van op software gebaseerde oplossingen om IP-intercomoproepen af te handelen. Softphones zijn geen fysieke apparaten, maar eerder software die een 'telefoon'-interface biedt op het gekozen apparaat – mobiel of desktop.

Receptionisten kunnen deze gebruiken om oproepen te beantwoorden, aangezien de software kan worden geïntegreerd met een IP-intercom. Aangezien de software echter slechts software is (en geen hardwareapparaat dat is ontworpen voor het beantwoorden van oproepen), zullen ze dat wel doen Noodzaak om een headset en/of microfoon te gebruiken om audiomogelijkheden mogelijk te maken. Daarnaast zijn softphones kan aanvullende gebruikerstraining vereisen – die ze niet nodig hebben om te navigeren door iets dat zo gebruiksvriendelijk is als een binnenstation of IP-telefoon.

Mochten softphones echter de keuze voor u zijn, dan kunnen 2N IP-intercoms dat wel zijn Geïntegreerd met een goed bereikvan hen!

Receptionisten hebben tegenwoordig een overvloed aan apparaten tot hun beschikking om intercomgesprekken efficiënt te beheren. Of ze nu kiezen voor slimme bureautelefoons, gewone telefoons met aanvullende softwareoplossingen, geïntegreerde bedrijfsapplicaties of fysieke binnenstations, de sleutel is om: Kies een oplossing die aansluit bij de specifieke behoeften van het bedrijf en/of gebouw. Door gebruik te maken van het juiste apparaat kunnen receptionisten de communicatie en de algehele operationele efficiëntie op de werkplek verbeteren.