Desde estaciones interiores hasta teléfonos IP: Explorando la gestión moderna de llamadas de recepción

En entornos acelerados, los recepcionistas desempeñan un papel crucial en la gestión del acceso al ser responsables de la gestión de llamadas de intercomunicación IP.

Un intercomunicador IP es un dispositivo IP instalado en las entradas y permite a los huéspedes fuera del edificio comunicarse (por video y / o audio) con el personal dentro, que luego les concederá o negará el acceso. De manera crucial, controla el acceso al edificio, lo que lo convierte en una herramienta importante para la seguridad del sitio.

La forma en que los recepcionistas de oficinas o edificios residenciales reciben llamadas del intercomunicador IP es quizás tan importante como el propio intercomunicador. Los recepcionistas que controlan el acceso tienen diversos dispositivos a su disposición para agilizar y mejorar la gestión de llamadas de intercomunicación, desde teléfonos IP hasta estaciones interiores de hardware reales. ¡Explorémoslos!

Smart Desk Teléfonos

Comencemos con lo que consideramos la mejor opción: teléfonos inteligentes o videoteléfonos IP como el 2N IP Phone D7A. Estos dispositivos son teléfonos con pantallas que están conectadas directamente al intercomunicador IP en la entrada delantera y pueden mostrar imágenes de videointercomunicador en la pantalla cuando se recibe una llamada.

Los teléfonos de escritorio inteligentes son excelentes porque a menudo tienen interfaces fáciles de usar, pantallas táctiles que muestran a los visitantes claramente para mejor seguridad y teclas programables, lo que permite a los recepcionistas responder a llamadas entrantes rápida y fácilmente. Las capacidades de integración con otros sistemas de comunicación aumentan aún más su utilidad en el ámbito empresarial. Además, por supuesto, se pueden utilizar como un teléfono regular para las comunicaciones diarias.

El 2N IP Phone D7A ofrece todo esto, cuenta con una pantalla táctil de 7 pulgadas, está equipado con Android OS para una fácil integración con aplicaciones de terceros como Zoom Phone y Skype, ¡y solo toma tres minutos configurarlo! Esto, y dispositivos similares, deben ser una parte clave de cualquier recepción moderna.

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Hardware Estación interior en un soporte de escritorio

Otra opción es instalar una estación interior, como la 2N Indoor View o 2N Indoor Compact, en un soporte de escritorio. Las estaciones interiores suelen ser pequeñas, lo que significa que pueden caber en el escritorio de una recepcionista con bastante comodidad, están específicamente diseñadas para manejar llamadas de intercomunicación IP con facilidad y confiabilidad, y a menudo pueden venir con características suplementarias que mejoran la seguridad del edificio significativamente.

La 2N Indoor View, por ejemplo, se puede utilizar para la videovigilancia siempre que sea necesario, tanto transmitiendo la alimentación desde el videoportero IP, como desde hasta 16 cámaras IP. Todo esto con absoluta claridad en una pantalla táctil HD duradera de 7 pulgadas.

Una limitación del uso de una estación interior es el hecho de que no se puede utilizar para llamar a nadie internamente - sin embargo, en las oficinas modernas, los teléfonos móviles se utilizan comúnmente para este propósito de todos modos. Otro problema puede ser que reproducen audio en voz alta, lo que, aunque está bien en lugares tranquilos, puede resultar difícil en entornos concurridos y ruidosos.

Vía integraciones con equipos de Microsoft, Zoom Phone y otras aplicaciones corporativas

Muchas empresas dependen de plataformas de colaboración como Microsoft Teams, Zoom y otras aplicaciones corporativas.

La integración de funcionalidades de llamadas de intercomunicación IP en estas plataformas agiliza los procesos de comunicación. Los recepcionistas pueden gestionar llamadas intercomunicadas sin problemas dentro de la misma interfaz que utilizan para otras tareas, lo que promueve la eficiencia y reduce la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones.

Los intercomunicadores IP 2N se pueden integrar fácilmente con una amplia gama de aplicaciones de terceros, incluidos Cisco, Zoom, Microsoft Teams (a través de CyberTwice), Webex y más.

Teléfonos IP normales más el 2N IP Eye

Otra opción es un teléfono IP regular (es decir, un teléfono IP sin capacidad de video) integrado con el intercomunicador externo de la oficina, con la adición de software como el 2N IP Eye instalado en un escritorio ofrece un puente entre la comunicación convencional y moderna.

2N IP Eye es una aplicación de escritorio gratuita que se utiliza para la gestión de llamadas de videoportero y es ideal para cuando los proyectos utilizan un teléfono IP que no tiene capacidad de video.

Cuando se recibe una llamada entrante desde el intercomunicador IP, una ventana emergente en el PC mostrará la alimentación de video en 2N IP Eye (permitiendo la verificación visual), y el teléfono IP integrado en el escritorio también sonará (permitiendo la comunicación). El recepcionista entonces otorga acceso dentro de 2N IP Eye – y en realidad, ni siquiera necesitan responder la llamada si no lo necesitan.

También puede servir como una aplicación de vigilancia, mostrando transmisiones de video en vivo simultáneamente en una interfaz, proporcionando una visión completa de las actividades fuera del edificio. Los usuarios pueden cambiar entre cámaras de intercomunicación IP y cámaras IP de fabricantes externos que se instalan en lugares donde no se necesita un intercomunicador.

Software Teléfonos o Softphones

Los recepcionistas también pueden aprovechar las soluciones basadas en software para manejar llamadas de intercomunicación IP. Los softphones no son dispositivos físicos, sino más bien software que proporciona una interfaz de “teléfono” en el dispositivo elegido, ya sea móvil o de escritorio.

Los recepcionistas pueden usarlos para responder llamadas, ya que el software se puede integrar con un intercomunicador IP. Sin embargo, como el software es solo software (y no un dispositivo de hardware diseñado para responder llamadas), tendrán que usar un auricular y / o micrófono para permitir la capacidad de audio. Además, los softphones pueden requerir entrenamiento adicional, que no necesitarían para navegar por algo tan fácil de usar como una estación interior o un teléfono IP.

Si los softphones son la opción para usted, sin embargo, los intercomunicadores IP 2N se pueden integrar con una buena gama de ellos!

Los recepcionistas de hoy tienen una gran cantidad de dispositivos a su disposición para gestionar las llamadas de intercomunicación de manera eficiente. Ya sea que opten por teléfonos de escritorio inteligentes, teléfonos regulares con soluciones de software adicionales, aplicaciones corporativas integradas o estaciones interiores físicas, la clave es elegir una solución que se alinee con las necesidades específicas de la empresa y / o edificio. Al aprovechar el dispositivo adecuado, los recepcionistas pueden mejorar la comunicación y la eficiencia operativa general dentro del lugar de trabajo.